Các chủ doanh nghiệp đang phải “gãi đầu bứt tai” với bài toán nên chuẩn bị bao nhiêu vốn mới đủ và cách tối ưu chi phí nhất có thể khi muốn mở quán cà phê. Đây là một trong những vấn đề gây khó khăn, cản trở với nhiều chủ đầu tư nếu không thể dự trù ngân sách dẫn tới hệ lụy là có thêm nhiều khoản phát sinh và kế hoạch kinh doanh của quán. Vậy mở quán cà phê có 100m2 thì nên phân bổ như thế nào là hợp lý? Hãy cùng Trung tâm đào tạo pha chế HM tìm hiểu cách phân bổ các mục chi phí và cân đối lại mô hình của quán cà phê sao cho hợp lý nhất dưới đây nhé!
Chi phí đầu tư mặt bằng
Mở quán cà phê có 100m2 đồng nghĩa với việc đặt ra một khoản đầu tư lớn, trong đó chi phí cho mặt bằng chiếm tỷ trọng cao nhất. Không chỉ đơn thuần là chi phí thuê mặt bằng mà với kích thước lớn như vậy, việc quán cần xác định một mô hình kinh doanh hợp lý là yếu tố quan trọng. Từ mô hình này, quán có thể xây dựng phong cách thiết kế, lựa chọn đồ đạc và điều chỉnh các chi phí liên quan như chi phí thi công một cách hợp lý, nhằm đảm bảo sự tiết kiệm nhưng vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất.
Giá thuê mặt bằng cũng phụ thuộc vào địa điểm mà quán lựa chọn, có thể dao động từ 20-50 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào việc quán mở tại các thành phố lớn hay khu vực nông thôn. Nếu quán chọn vị trí ở các thành phố lớn như Hà Nội, Sài Gòn, hoặc các khu vực trung tâm du lịch với vị trí đắc địa, nằm trên các tuyến phố chính và có tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng, chi phí thuê mặt bằng có thể nâng cao lên mức 70-150 triệu/tháng.
Chủ quán cần nhớ rằng chi phí mặt bằng là một khoản chi phí thô đòi hỏi đầu tư lớn, nhưng khi quán đóng cửa hoặc chuyển địa điểm, vốn đầu tư vào phần này sẽ không thể thu hồi được. Thậm chí, quán còn phải đối mặt với khả năng không thể thanh lý được những tài sản đã đầu tư như gạch vữa, vôi ve, sơn sửa, v.v. Thời gian khấu hao cho chi phí mặt bằng thường tương đương với thời gian thuê mặt bằng. Do đó, việc tiết kiệm chi phí này là quan trọng để đảm bảo hiệu quả tài chính của quán cà phê.
Nếu chủ quán sở hữu sẵn mặt bằng và có kế hoạch tự xây dựng quán, quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, giảm bớt các thỏa thuận liên quan đến bảo quản cơ sở vật chất trong hợp đồng thuê. Tuy nhiên, trong ngành thực phẩm và đồ uống, việc thuê lại mặt bằng cũng như thực hiện cải tạo để phù hợp với phong cách của quán vẫn là lựa chọn phổ biến. Trong trường hợp này, doanh nghiệp F&B không cần phải chi trả một khoản tiền lớn cho việc xây dựng mới, mà chỉ cần đầu tư vào cải tạo, tu sửa lại cơ sở vật chất. Ước tính cho thấy chi phí đầu tư vào mặt bằng thường chiếm khoảng 25-30% tổng vốn.
Chi phí đầu tư tài sản cố định
Khi mở quán cà phê có 100m2 hoặc bất kỳ loại quán cà phê nào khác, quan trọng nhất là phải đầu tư vào những tài sản cố định. Tài sản cố định ở đây đề cập đến những tài sản có giá trị cao, được sử dụng liên tục trong thời gian dài và thường có thời gian khấu hao hoặc tu sửa kéo dài từ 3-5 năm trở lên. Thông thường, số tiền mà quán cà phê cần đầu tư cho những tài sản này dao động từ 50-100 triệu đồng.
Trong lĩnh vực quán cà phê, tài sản cố định thường bao gồm các thiết bị máy móc pha chế và nấu ăn (như máy pha cà phê, máy rang cà phê, tủ mát, tủ lạnh để bảo quản thực phẩm), cũng như nội thất như bàn ghế và đồ trang trí đắt tiền để tạo điểm nhấn cho không gian. Tuy nhiên, mức đầu tư này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại quán cà phê và chiến lược kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp.
Ví dụ như, trong trường hợp mở quán cà phê có 100m2 với concept là cà phê sân vườn, chủ quán sẽ cần đầu tư thêm vào các đồ trang trí đắt tiền như tượng đá, tranh ảnh, loa ngoài trời, và các thiết bị pha cà phê. Ngược lại, đối với một quán cà phê 100m2 theo mô hình quán trà – bánh, sẽ cần cả thiết bị nướng bánh, làm bánh (nếu quán tự làm bánh tại chỗ) và các thiết bị pha cà phê, trà.
Tuy nhiên, quan trọng là chi phí đầu tư vào tài sản cố định không nên vượt quá 30% tổng ngân sách. Chủ quán cần cân nhắc chỉ mua những vật dụng thực sự cần thiết, có thể mua những vật dụng đã qua sử dụng hoặc tìm kiếm các hội nhóm thanh lý để mua với giá ưu đãi. Ngoài ra, chủ quán có thể thu hồi một phần vốn từ những tài sản này bằng cách bán lại chúng nếu không còn sử dụng nữa.
Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ
Đây là những chi phí phải chi trả cho các vật dụng, thiết bị có giá trị không quá lớn (dưới 30 triệu đồng) và có thời gian khấu hao nhanh, thường dưới 1 năm. Các mục có thể bao gồm một số công cụ như bát đĩa, thìa đũa, giấy lau, máy dập nắp đồ uống, và cũng có thể là các vật dụng trang trí cho nhà hàng mà không tốn kém quá nhiều.
Khai trương mở quán cà phê có 100m2 đòi hỏi cũng phải xem xét kỹ lưỡng về việc chuẩn bị các công cụ và dụng cụ phục vụ ẩm thực cho khách hàng. Tuy nhiên, quán không cần phải đầu tư quá mạnh vào mảng này và nên giữ mức đầu tư ở khoảng 20-30 triệu đồng. Lý do cho quyết định này là do những vật dụng này thường có giá trị nhỏ, dễ bị mất, hỏng hóc hoặc cần phải thay thế thường xuyên. Hơn nữa, chúng không thể bán lại được nên số tiền chi tiêu cần được kiểm soát.
Để tránh việc phải chi tiêu thường xuyên và quá mức cho chi phí này, quán có thể tối ưu hóa bằng cách sử dụng các vật dụng bền và có thể sử dụng nhiều lần hơn, chẳng hạn như ly sứ, ly thủy tinh, ống hút inox. Bằng cách này, sau mỗi lần sử dụng, chúng có thể được rửa sạch và tái sử dụng, giúp giảm lượng rác thải ra môi trường.
>>> Tham khảo thêm bài viết: Top 7 các dụng cụ pha chế đồ uống cần thiết cho Bartender
Chi phí ứng trước
Khoản chi trả trước là số tiền mà nhà hàng phải thanh toán trước, sau đó sử dụng doanh thu hàng tháng để bù đắp và duy trì quay vòng vốn. Các chi phí trả trước phổ biến bao gồm chi phí điện thoại trả trước và chi phí hàng tháng cho các vật dụng hao mòn sau mỗi kỳ hoạt động (sau đó sẽ được tính vào chi phí vận hành), như giấy vệ sinh, nước lau sàn, dầu rửa bát, và các chi phí khác như tiền gas, chi phí sửa chữa, v.v.
Mặc dù có vẻ nhỏ lẻ khi xem xét từng khoản chi phí này, nhưng khi tính tổng cộng chúng có thể chiếm đến 10-15% tổng ngân sách. Đối với một quán cà phê có diện tích 100m2, chi phí cho điện, nước, lau dọn, v.v., cũng sẽ tăng cao hơn so với quán nhỏ hơn. Do đó, việc duy trì khoản chi trả trước từ 5-10 triệu/tháng là quan trọng để đảm bảo tiết kiệm và quản lý nguồn lực hiệu quả nhất
Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất đề cập đến những chi phí phát sinh không trực tiếp từ quá trình sản xuất sản phẩm, mà liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hoặc hỗ trợ các hoạt động quản lý tổng thể của nhà hàng. Phân khúc này bao gồm hai loại chính: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong trường hợp mở quán cà phê có 100m2, chi phí ngoài sản xuất sẽ bao gồm chi phí dịch vụ setup cửa hàng, chi phí mua phần mềm quản lý bán hàng, chi phí thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, cũng như các chi phí liên quan đến việc chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, những chi phí này không chiếm phần lớn trong tổng vốn của nhà hàng, thường chỉ chiếm khoảng từ 5-10 triệu đồng.
Chi phí marketing giai đoạn đầu
Các quán cà phê có nên triển khai chiến lược marketing hay đợi “hữu xạ tự nhiên hương”? Trong bối cảnh ngành F&B đang đối mặt với sự cạnh tranh giữa nhiều thương hiệu, việc thực hiện marketing và xây dựng thương hiệu trở nên vô cùng quan trọng đối với cả quán cà phê lớn và nhỏ. Các quán quy mô lớn, có nguồn lực tài chính dồi dào hoặc thuộc về các thương hiệu nổi tiếng có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho hoạt động marketing. Ngược lại, những quán cà phê có quy mô nhỏ, tự mở cửa sẽ phải đối mặt với những hạn chế về tài chính trong việc thực hiện chiến lược này.
Có thể thấy, quyết định triển khai chiến lược marketing hay không phụ thuộc vào điều kiện tài chính của từng quán cà phê. Chủ quán có thể tự thực hiện chiến dịch marketing hoặc thuê dịch vụ bên ngoài, nhưng quan trọng nhất là phải đặt ra những mục tiêu cụ thể trước khi bắt đầu bất kỳ chiến dịch marketing nào.
Đối với việc khai trương một quán cà phê có diện tích 100m2, chủ quán cần đầu tư một khoản tài chính khá lớn trong giai đoạn đầu để triển khai các chiến lược marketing nhằm thu hút đối tượng khách hàng. Hiện nay, có nhiều hoạt động marketing phổ biến như tạo fanpage trên Facebook, xây dựng kênh TikTok, thuê người nổi tiếng (KOLs) để đánh giá, cũng như mở rộng kênh bán hàng trên các ứng dụng trung gian.
Marketing là một phần quan trọng để định hình và phát triển quán cà phê do đó, khi lên kế hoạch chi phí cho marketing, chủ quán nên tính toán dài hạn, ước tính chi phí ít nhất mỗi 3 tháng và không nên ngần ngại đầu tư tài chính. Ước lượng số tiền cần chi tiêu cho marketing khi quán mới thành lập có thể dao động từ 30-50 triệu đồng.
Chi phí dự phòng rủi ro
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của các quán cà phê, luôn tồn tại những sự cố hoặc rủi ro mà không thể dự đoán trước. Khi gặp phải tình huống này, việc sở hữu một dự trữ tài chính trở nên quan trọng để đối mặt và giải quyết các khó khăn. Tuy nhiên, không phải tất cả các quán cà phê đều tính toán cho việc dành một khoản tiền dự phòng, thường là do các chi phí không lường trước được xuất hiện đột ngột, làm cho ngân sách bị thâm hụt một cách bất ngờ.
Vì vậy, các chủ quán cần thiết lập một sự cân đối trong tổng ngân sách để có khả năng dự trữ chi phí rủi ro một cách hiệu quả. Khoản tiền dự phòng này không có một số cố định mà phụ thuộc vào quyết định cá nhân của từng quán, có quán để nhiều hơn và có quán để ít hơn. Đối với một quán cà phê có diện tích 100m2, việc dành khoản tiền dự phòng rủi ro với mức từ 20-30 triệu đồng được coi là hợp lý.
Bài toán tổng thể – mở quán cà phê có 100m2 cần bao nhiêu chi phí?
Để mở quán cà phê có 100m2, chủ quán cần chuẩn bị số tiền vốn trung bình như sau:
- Chi phí cải tạo mặt bằng = 100.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư tài sản cố định = 70.000.000 đồng
- Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ = 20.000.000 đồng
- Chi phí vận hành ứng trước = 10.000.000 đồng
- Chi phí ngoài sản xuất = 10.000.000 đồng
- Chi phí marketing 3 tháng đầu = 40.000.000 đồng
- Chi phí dự phòng rủi ro 3 tháng = 30.000.000 đồng
Để mở một quán cà phê với diện tích 100m2, chủ quán cần sở hữu ít nhất là khoảng 270-300 triệu đồng tiền vốn. Tuy nhiên, trong trường hợp quán cà phê tự thuê mặt bằng và tự xây dựng mặt bằng, các chi phí dự kiến trong ngân sách sẽ có sự biến động. Ngoài ra, cách phân bổ tỷ lệ và các khoản chi phí cụ thể sẽ thay đổi tùy thuộc vào mức độ đầu tư, mong muốn kinh doanh, và ý định xây dựng doanh nghiệp của từng chủ quán.
Tổng kết
Việc lập kế hoạch ngân sách và chi tiết tỷ lệ chi phí khi mở quán cà phê là một bước cực kỳ quan trọng đối với những chủ quán mới trong lĩnh vực F&B. Thực hiện bước này sẽ giúp quán xác định giá cho từng món ăn một cách chính xác, tránh tình trạng không chỉ không thu được đủ lợi nhuận để hồi vốn mà còn có rủi ro lỗ. Tương tự, đối với những kế hoạch mở quán cà phê có 100m2, chủ quán sẽ cần có một nguồn vốn tối thiểu khoảng 300 triệu đồng trở lên và cần phải phân bổ tỷ lệ chi phí một cách hợp lý.
Liên hệ ngay tới Trung tâm đào tạo pha chế HM theo số hotline: 0966.686.222 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí quy trình setup quán cà phê cho mọi diện tích bạn đang muốn mở quán nhé!
>>> Xem thêm bài viết: Bí quyết để setup quán cà phê thành công, hiệu quả cao
