Mở một quán trà sữa không chỉ đơn giản là thuê mặt bằng, mua nguyên liệu và bán sản phẩm. Đằng sau một thương hiệu trà sữa thành công là một kế hoạch tài chính rõ ràng, chặt chẽ, giúp bạn kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và tránh những rủi ro không đáng có.
Nếu bạn không muốn “đốt tiền” một cách vô ích và rơi vào tình trạng cạn vốn chỉ sau vài tháng hoạt động, hãy bắt đầu với một chiến lược tài chính thông minh. Trong bài viết này, daotaophache.com sẽ giúp bạn hiểu rõ cách quản lý tài chính khi thiết kế quán trà sữa một cách bài bản và hiệu quả nhất.
1. Tại Sao Quản Lý Tài Chính Quan Trọng Khi Thiết Kế Quán Trà Sữa?
Rất nhiều chủ quán trà sữa mắc sai lầm khi cho rằng chỉ cần có một số vốn đủ lớn là có thể kinh doanh thuận lợi. Nhưng trên thực tế, sai lầm về tài chính là nguyên nhân hàng đầu khiến nhiều quán trà sữa đóng cửa sau vài tháng hoạt động.
❌ Không kiểm soát chi tiêu → Nguồn vốn nhanh chóng cạn kiệt.
❌ Không có kế hoạch tài chính cụ thể → Không biết nên đầu tư vào đâu, cắt giảm ở đâu.
❌ Không tính toán điểm hòa vốn → Không biết khi nào mới có lợi nhuận.
❌ Không dự trù chi phí phát sinh → Dễ bị động trước những rủi ro bất ngờ.
Theo thống kê, hơn 60% quán trà sữa đóng cửa trong vòng 6 tháng đầu do không có kế hoạch tài chính chặt chẽ. Điều đó cho thấy, nếu bạn muốn kinh doanh bền vững, hãy dành thời gian để xây dựng một kế hoạch tài chính bài bản ngay từ đầu.
“Một kế hoạch tài chính tốt không đảm bảo bạn sẽ thành công, nhưng không có kế hoạch tài chính chắc chắn bạn sẽ thất bại.”
2. Các Sai Lầm Tài Chính Phổ Biến Khi Mở Quán Trà Sữa
2.1. Đánh Giá Sai Nguồn Vốn Cần Thiết
Nhiều chủ quán dự toán chi phí ban đầu quá thấp, dẫn đến thiếu hụt vốn ngay trong những tháng đầu hoạt động. Chi phí mở quán trà sữa không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng, thiết bị, nguyên liệu mà còn nhiều khoản chi ẩn khác.
Ví dụ, một quán trà sữa nhỏ với diện tích khoảng 30m² tại trung tâm thành phố có thể cần vốn từ 300 – 500 triệu đồng. Nhưng nếu không tính toán kỹ, bạn có thể dễ dàng bị đội vốn lên 700 – 800 triệu đồng mà vẫn chưa khai trương được.
👉 Giải pháp:
- Lập danh sách chi tiết tất cả các khoản chi trước khi bắt đầu.
- Dự trù ít nhất 20 – 30% ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh.
2.2. Không Có Kế Hoạch Tài Chính Cụ Thể
Một số chủ quán có sẵn nguồn vốn nhưng không lên kế hoạch sử dụng hợp lý. Họ đầu tư vào những hạng mục không thực sự cần thiết, như:
- Thiết kế nội thất quá cầu kỳ trong khi khách hàng chỉ quan tâm đến đồ uống.
- Nhập hàng quá nhiều dẫn đến lãng phí nguyên liệu.
- Chi quá nhiều vào quảng cáo trong thời gian đầu, trong khi chưa tối ưu sản phẩm.
👉 Giải pháp:
- Chỉ tập trung vào những chi phí quan trọng nhất.
- Đầu tư theo từng giai đoạn, không đổ quá nhiều tiền vào một lúc.
2.3. Lãng Phí Ngân Sách Vào Những Khoản Không Cần Thiết
Hãy tự hỏi: Bạn có thực sự cần một quán trà sữa quá sang trọng hay không? Nhiều quán bỏ ra hàng trăm triệu đồng cho trang trí nội thất, thiết bị cao cấp nhưng lại quên mất rằng khách hàng đến với bạn vì đồ uống và trải nghiệm chứ không chỉ vì không gian đẹp.
👉 Giải pháp:
- Ưu tiên chất lượng đồ uống thay vì tập trung quá nhiều vào hình thức.
- Lựa chọn những thiết kế đơn giản nhưng tinh tế, tiết kiệm chi phí.
2.4. Không Dự Trù Chi Phí Phát Sinh
Trong kinh doanh, không có gì chắc chắn 100%. Nếu bạn không có một khoản dự phòng tài chính, bạn sẽ dễ dàng gặp khó khăn khi đối mặt với:
- Tăng giá nguyên liệu đột ngột.
- Thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa.
- Doanh thu thấp hơn dự kiến trong thời gian đầu.
👉 Giải pháp:
- Luôn có một khoản dự trữ tài chính từ 15 – 30% tổng vốn đầu tư.
- Xây dựng kế hoạch cắt giảm chi phí linh hoạt khi cần thiết.
3. Cách Lập Kế Hoạch Tài Chính Hiệu Quả Khi Thiết Kế Quán Trà Sữa
3.1. Xác Định Nguồn Vốn Ban Đầu
Nguồn vốn ban đầu có thể đến từ:
✅ Vốn tự có: Tự đầu tư để tránh áp lực trả lãi.
✅ Vay ngân hàng: Cần tính toán khả năng chi trả lãi suất hàng tháng.
✅ Gọi vốn từ đối tác: Có thể hợp tác để giảm rủi ro tài chính.
👉 Lưu ý: Nếu vay ngân hàng, hãy đảm bảo chi phí lãi suất không vượt quá 30% lợi nhuận dự kiến hàng tháng.
3.2. Phân Bổ Ngân Sách Hợp Lý
Một bảng phân bổ ngân sách chi tiết sẽ giúp bạn tránh chi tiêu lãng phí. Dưới đây là tỷ lệ gợi ý để bạn tham khảo:
| Hạng Mục | Tỷ Lệ (%) |
|---|---|
| Thuê mặt bằng | 20 – 30% |
| Thiết kế & xây dựng | 15 – 20% |
| Mua sắm thiết bị | 20 – 25% |
| Nguyên liệu đầu vào | 10 – 15% |
| Nhân sự & đào tạo | 10 – 15% |
| Marketing & quảng cáo | 5 – 10% |
| Dự phòng rủi ro | 10 – 15% |
👉 Lưu ý: Không nên chi quá nhiều cho một hạng mục, hãy cân bằng để tránh thiếu hụt vốn.
4. Chi Tiết Các Hạng Mục Chi Phí Khi Thiết Kế Quán Trà Sữa
Để tránh thâm hụt tài chính khi mở quán, bạn cần hiểu rõ các khoản chi phí quan trọng. Dưới đây là những hạng mục chi phí cần thiết và cách tối ưu chúng:
4.1. Chi Phí Thuê Mặt Bằng
Mặt bằng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quán. Tuy nhiên, giá thuê mặt bằng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư.
👉 Cách tối ưu chi phí thuê mặt bằng:
- Chọn địa điểm phù hợp: Không nhất thiết phải nằm ở trung tâm, có thể chọn khu vực gần trường học, văn phòng, nơi có nhiều khách tiềm năng.
- Đàm phán hợp đồng thuê: Thương lượng giá thuê tốt nhất và ưu tiên hợp đồng dài hạn để ổn định chi phí.
- Xem xét hình thức thuê chung: Nếu kinh phí hạn chế, bạn có thể chia sẻ không gian với một mô hình kinh doanh khác.
4.2. Chi Phí Thiết Kế, Xây Dựng và Trang Trí Nội Thất
Không gian quán trà sữa không chỉ là nơi khách đến uống nước mà còn là trải nghiệm thương hiệu. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng ngân sách cho thiết kế nội thất.
👉 Mẹo tối ưu chi phí thiết kế quán trà sữa:
- Tối giản thiết kế: Không cần quá cầu kỳ, chỉ cần tạo điểm nhấn với phong cách riêng.
- Sử dụng nội thất có sẵn hoặc mua đồ cũ: Nhiều quán đóng cửa thanh lý đồ nội thất giá rẻ, bạn có thể tận dụng.
- Làm việc với đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp: Tránh việc thay đổi thiết kế liên tục gây lãng phí.
4.3. Chi Phí Mua Sắm Thiết Bị
Bạn sẽ cần đầu tư vào các thiết bị pha chế, tủ lạnh, máy POS, quầy bar… để vận hành quán trơn tru.
👉 Cách tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị:
- Chỉ mua những thiết bị thực sự cần thiết ban đầu, không nên mua quá nhiều máy móc đắt tiền nếu chưa có nhu cầu lớn.
- Mua thiết bị đã qua sử dụng nhưng còn bảo hành để tiết kiệm từ 30-50% so với hàng mới.
- Lựa chọn thương hiệu có độ bền cao, tránh mua hàng giá rẻ nhưng nhanh hỏng, phải thay thế thường xuyên.
4.4. Chi Phí Nguyên Liệu Pha Chế
Chất lượng nguyên liệu quyết định hương vị và sự thành công của quán trà sữa.
👉 Bí quyết tiết kiệm chi phí nguyên liệu:
- Mua nguyên liệu số lượng lớn từ các nhà cung cấp uy tín để có giá tốt hơn.
- Kiểm soát định lượng nguyên liệu khi pha chế để tránh lãng phí.
- Định kỳ đánh giá lại nhà cung cấp, đàm phán để có mức giá cạnh tranh hơn.
4.5. Chi Phí Nhân Sự và Đào Tạo
Nhân sự là yếu tố quan trọng trong vận hành quán, nhưng cũng là khoản chi lớn hàng tháng.
👉 Cách tối ưu chi phí nhân sự:
- Thuê nhân viên theo nhu cầu thực tế, tránh thuê quá nhiều trong giai đoạn đầu.
- Đào tạo nội bộ thay vì thuê nhân sự có kinh nghiệm với mức lương cao.
- Xây dựng chính sách thưởng hợp lý để giữ chân nhân viên lâu dài.
4.6. Chi Phí Marketing và Quảng Bá
Nhiều quán trà sữa thất bại không phải vì đồ uống không ngon, mà vì không ai biết đến quán.
👉 Cách tối ưu chi phí marketing:
- Tận dụng mạng xã hội miễn phí: Đăng bài, livestream, chạy thử nghiệm các chiến dịch quảng cáo trên Facebook, TikTok.
- Hợp tác với KOLs, Food Blogger để tiếp cận khách hàng tiềm năng nhanh chóng.
- Tạo các chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ.
5. Mẹo Giúp Tối Ưu Ngân Sách Khi Thiết Kế Quán Trà Sữa
5.1. Tìm Kiếm Nguồn Cung Cấp Uy Tín Với Giá Tốt
- Hợp tác với các nhà cung cấp lớn để có giá nhập hàng tốt hơn.
- Đàm phán hợp đồng mua nguyên liệu dài hạn để nhận chiết khấu.
- So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định.
5.2. Chọn Mô Hình Kinh Doanh Phù Hợp
- Nếu vốn ít, có thể chọn mô hình trà sữa mang đi (take-away) thay vì quán ngồi.
- Bán trà sữa kết hợp bánh ngọt để gia tăng giá trị đơn hàng.
- Kết hợp bán online trên ứng dụng giao hàng để tăng doanh thu.
5.3. Tận Dụng Các Chương Trình Ưu Đãi
- Tìm các gói hỗ trợ từ ngân hàng khi vay vốn.
- Tham gia các hội nhóm doanh nhân F&B để cập nhật thông tin về chương trình ưu đãi.
- Hợp tác với thương hiệu khác để chia sẻ chi phí quảng bá.
6. Những Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả
6.1. Phần Mềm Quản Lý Tài Chính Quán Trà Sữa
- KiotViet, POS365, CUKCUK giúp theo dõi doanh thu, chi phí.
- Sapo FnB hỗ trợ quản lý kho hàng, nguyên liệu.
6.2. Ứng Dụng Theo Dõi Thu Chi
- Money Lover, MISA giúp kiểm soát dòng tiền dễ dàng hơn.
- Google Sheets để lập bảng theo dõi chi phí theo từng tháng.
7. Kết Luận và Lời Khuyên
Quản lý tài chính khi mở quán trà sữa không chỉ là kiểm soát chi tiêu, mà còn là cách giúp bạn tối ưu lợi nhuận, tránh rủi ro. Hãy đảm bảo bạn có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng trước khi bắt đầu, để quán của bạn phát triển bền vững và lâu dài.
Bạn đang muốn mở quán trà sữa nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?
👉 Đăng ký ngay khóa học set up quán trà sữa chuyên nghiệp tại daotaophache.com để được hướng dẫn từ A-Z!
