“Khách đứng xếp hàng, máy in order chạy liên tục, nhân viên làm không ngơi tay… nhưng cuối ngày tổng kết lại thấy hụt tiền.” Đây là kịch bản trớ trêu mà rất nhiều chủ quán cafe mới gặp phải trong tuần đầu khai trương.
Tại HM, chúng tôi không chỉ dạy pha chế, chúng tôi dạy cách kinh doanh có lãi. Vậy lỗ hổng tài chính nằm ở đâu khi quán nhìn có vẻ rất thành công? HM cùng đội ngũ hãy cùng phân tích 4 nguyên nhân “đốt tiền” thầm lặng sau đây.
Sai lầm trong tính toán Giá vốn (COGS) và Định lượng
Nhiều chủ quán tính giá bán dựa trên giá thị trường (ví dụ: thấy đối thủ bán 35k thì mình bán 30k để cạnh tranh) mà quên mất chi phí thực tế của mình.
Lỗi định lượng của nhân sự:
Trong ngày khai trương áp lực, Các bạn học viên nếu chưa vững tay nghề thường mắc lỗi:
-
Đong sữa, siro quá tay (Over-pouring).
-
Làm sai món phải đổ đi làm lại.
-
Trang trí quá đà so với quy định chuẩn.
Hậu quả: Chỉ cần mỗi ly cafe “lỗ” thêm 2,000đ tiền nguyên liệu, với 500 ly ngày khai trương, bạn đã mất trắng 1 triệu đồng mà không hề hay biết.
Xem thêm: Để tránh lỗi này, hãy xem ngay: 5 Sai lầm “chết người” khi vận hành ngày khai trương để tối ưu quy trình pha chế ngay từ đầu.
Chi phí Marketing và Khuyến mãi “ăn mòn” lợi nhuận
Khuyến mãi “Mua 1 tặng 1” hoặc “Giảm giá 50%” là con dao hai lưỡi.
Bài toán thực tế:
Nếu một ly trà trái cây có giá vốn là 12,000đ, giá bán 30,000đ.
-
Bình thường bạn lãi 18,000đ.
-
Khi chạy “Mua 1 tặng 1”, bạn thu về 30,000đ nhưng tốn 24,000đ tiền vốn.
-
Chưa tính: Tiền điện, tiền lương nhân viên tăng cường, tiền đá, ly nhựa, ống hút…
Kết quả là bạn đang “bán lỗ để lấy tiếng”. Nếu không giới hạn số lượng hoặc không có chiến lược “Up-sell” (bán kèm đồ ăn, size lớn), bạn càng đông khách càng thâm hụt vốn.
Xem thêm: Hãy chuẩn bị tâm lý và chiến lược tại: Tâm lý chủ quán: Cách giữ bình tĩnh và tỉnh táo trước các con số.
Thất thoát vận hành – “Lỗ hổng” từ hệ thống POS và Thanh toán
Trong cơn lốc khách hàng ngày khai trương, việc quản lý hóa đơn cực kỳ dễ sai sót.
-
Quên tính tiền topping: Khách gọi thêm trân mã nhưng nhân viên bận quá quên bấm máy.
-
Nhầm lẫn đơn hàng: Giao nhầm món đắt tiền cho đơn hàng rẻ tiền.
-
Lỗi phần mềm: Hệ thống POS bị treo khiến nhân viên phải ghi tay, dẫn đến thất thoát khi đối soát cuối ngày.
HM cần một hệ thống quản lý chặt chẽ và đội ngũ nhân sự trung thực, nhanh nhạy.
Xem thêm: Đừng để công nghệ phản chủ, xem thêm: Lỗi hệ thống POS và thanh toán: Cơn ác mộng lúc tính tiền.
Chi phí nhân sự tăng vọt nhưng hiệu suất thấp
Để phục vụ ngày khai trương, chủ quán thường thuê thêm nhân viên Part-time hoặc cộng tác viên. Tuy nhiên, vì chưa được training kỹ, Các bạn học viên mới thường lúng túng, làm việc chồng chéo.
-
Bạn tốn tiền thuê 10 người nhưng năng suất chỉ bằng 5 người làm việc chuyên nghiệp.
-
Chi phí ăn uống, thưởng nóng cho nhân sự ngày cao điểm cũng là một khoản lớn cần cân đối.
Xem thêm: Giải pháp nằm ở: Quy trình training nhân sự cấp tốc cho ngày khai trương.
Checklist kiểm soát tài chính cho chủ quán trong tuần đầu
Để không rơi vào cảnh “làm không công”, hãy thực hiện ngay các bước sau:
-
Chốt tồn kho mỗi ngày: Kiểm tra lượng nguyên liệu tiêu hao so với số lượng đơn hàng trên máy.
-
Phân tích Menu: Xem món nào bán chạy nhất nhưng biên lợi nhuận thấp nhất để điều chỉnh chiến lược tư vấn của nhân viên.
-
Họp cuối ngày: Nghe phản hồi từ Các bạn học viên về những điểm gây lãng phí (vỡ ly, hỏng máy, thừa đá…).
Kết luận: Đông khách là tín hiệu mừng, nhưng “đông khách có lãi” mới là kinh doanh thực thụ. Đừng để niềm vui ngày khai trương làm lu mờ những con số tài chính quan trọng.
Xem thêm: Sau khi kết thúc ngày khai trương, hãy đọc ngay: Sau khai trương: 3 chỉ số cần phân tích ngay để cứu vãn doanh thu.
