Mỗi khi Tết Nguyên Đán đến, ngành F&B lại phải đối mặt với một thách thức lớn: biến động trong lực lượng lao động. Các chủ cửa hàng thường rơi vào tình trạng không biết bố trí nhân sự dịp Tết khi đông khách. Tình trạng này bao gồm việc thiếu nhân sự do nhân viên xin nghỉ sớm để về quê ăn Tết hoặc đơn giản là xin nghỉ luôn, khó khăn trong việc tuyển thêm nhân viên phục vụ tạm thời để đối phó với sự tăng cường của khách hàng trong những ngày lễ, và tình trạng quá tải về nhân sự. Vậy làm cách nào để các quán cà phê có thể sắp xếp nhân sự dịp Tết hợp lý, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Trung tâm đào tạo pha chế HM nhé!
1. Nhân sự ngành F&B biến động ra sao vào mỗi mùa Tết đến?
Mặc dù ngành F&B luôn đối mặt với biến động nhân sự và tốc độ đào thải cao, nhưng không có dịp nào khẩn cấp về việc bố trí nhân sự dịp Tết trong dịp lễ này. Hàng năm, thời điểm này là lúc diễn ra nhiều sự kiện như liên hoan, tiệc cuối năm và các buổi ăn uống quy mô từ nhỏ đến lớn của gia đình, nhóm bạn, công ty hay tập đoàn. Theo thống kê, lượng khách đi ăn uống trong thời gian gần Tết, trong và sau Tết thường tăng khoảng 20-30% so với ngày thường, đồng nghĩa với việc nhân viên phải làm việc với tốc độ và hiệu suất gấp đôi.
Nếu không có đội ngũ nhân sự đầy đủ và có tổ chức, quán cà phê có thể gặp vấn đề như hoạt động trì trệ, không kịp pha chế, khách hàng phải đợi lâu, phục vụ chậm chạp, tính tiền sai sót và nhiều hệ lụy khác. Tuy nhiên, việc tìm cách có đủ nhân sự phục vụ trong giai đoạn này là một thách thức lớn. Lực lượng lao động thời vụ chính của những doanh nghiệp này thường là sinh viên, nhưng họ thường nghỉ Tết sớm, từ khoảng ngày 20 Âm lịch và đều xin nghỉ để về quê. Việc mất mát nhân sự này khiến các quán trở nên thiếu hụt, và thậm chí cả việc tuyển dụng thêm cũng không kịp do ít người muốn làm việc xuyên Tết, ưu tiên thời gian cho gia đình và sẵn lòng giảm lương để có thể về ăn Tết bên người thân.
2. Nên sắp xếp bố trí nhân sự dịp Tết ra sao?
2.1. Tuyển thêm nhân viên dự phòng cho mùa Tết
Trong trường hợp hệ thống nhân sự hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu phục vụ trong dịp Lễ Tết, chủ quán cần tiến hành tuyển dụng bố trí nhân sự dịp Tết thời vụ một cách nhanh chóng, nhằm đảm bảo có đủ lực lượng phục vụ cho khách hàng. Việc tuyển dụng nên được thực hiện sớm để đảm bảo nhân viên có đủ thời gian học việc, làm quen với cường độ và khối lượng công việc trong những khung giờ cao điểm, bởi khi Tết đến, lượng công việc cũng sẽ tăng lên tương ứng.
Trong lĩnh vực quán cà phê, vị trí cần được tuyển nhiều nhất thường là phục vụ, đồng thời cũng cần có nhân viên pha chế. Tương tự, nhân viên thu ngân cũng nên là những người đã làm việc lâu dài để tránh tình trạng gian lận và thất thoát.
Sau khi kết thúc mùa lễ Tết, quán nên xem xét cách “xử lý” số lượng nhân sự thời vụ mới tuyển dụng. Thông thường, sau Tết là thời điểm mà nhiều nhân viên quyết định chuyển việc. Do đó, quán có thể cân nhắc thăng chức những nhân viên thời vụ có tiềm năng lên vị trí nhân viên chính thức để nhanh chóng điền vào các vị trí trống trải qua sự ra đi của nhân viên khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.
2.2. Thay đổi chế độ lương thưởng để khuyến khích nhân viên đi làm
Hãy không ngần ngại tăng lương cho nhân viên làm mùa Tết, thậm chí có thể là gấp đôi hoặc gấp ba, vì mức lương thưởng hậu hĩnh như vậy sẽ là động lực lớn đối với nhiều người, tránh được tình trang việc bố trí nhân sự dịp Tết khẩn cấp. Việc trả thưởng Tết nên được thực hiện sớm, giúp nhân viên có thêm thời gian mua sắm và chuẩn bị cho kỳ nghỉ, cũng như tạo ra tinh thần thoải mái khi họ tiếp tục làm việc. Chủ quán có thể thậm chí thể hiện sự động viên bằng cách “thưởng nóng” khi doanh thu trong ngày vượt qua mục tiêu, để khuyến khích “đồng đội” làm việc với tinh thần tích cực hơn.
Ngoài việc thưởng bằng tiền, chủ quán cũng có thể tổ chức những sự kiện khác như tiệc tất niên cho những nhân viên không có dịp về quê, tặng quà Tết, hoặc tặng lì xì. Hãy quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, vì họ đã phải thể hiện sự “can đảm” khi quyết định ở lại làm việc thay vì về quê cùng gia đình trong thời kỳ quan trọng như Tết. Hành động này không chỉ giúp quán cafe giữ chân nhân sự và tránh được tình trạng mất mát nhân lực sau Tết, mà còn giúp tránh khỏi chi phí phát sinh do việc tìm kiếm và đào tạo nhân sự mới.
2.3. Sắp xếp người ở mỗi ca phù hợp
Trong dịp Tết, mặc dù số lượng khách hàng tăng đột ngột so với ngày thường, nhưng không phải mọi khung giờ đều có sự đông đúc, mà thường chỉ có một số khung giờ nhất định thu hút đông đảo khách hàng. Nếu quán sắp xếp bố trí nhân sự dịp Tết ổn định trong những khung giờ ít khách nhưng lại tương đương với khung giờ cao điểm, không chỉ là lãng phí nhân lực mà còn là sự tạo ra sự bất bình đẳng giữa những nhân viên có công việc ít và những nhân viên phải làm việc nhiều hơn mà vẫn nhận mức lương ngang nhau.
Có một chiến lược linh hoạt để tuyển và sắp xếp ca cho nhân viên thời vụ mà nhiều chuỗi cửa hàng lớn thường sử dụng. Thay vì tuyển số lượng nhân viên cố định theo quy mô tối thiểu cần thiết, họ tuyển nhân viên theo số giờ cần phục vụ hoặc thực hiện hình thức “ca gãy”. Theo chiến lược này, mặc dù số lượng nhân viên có thể nhiều hơn so với nhu cầu thực tế, nhưng quản lý sẽ xếp ca sao cho mỗi nhân viên chỉ làm 5-6 ngày/tuần và 5-6 giờ/ngày, thay vì làm đầy đủ 7 ngày/tuần, 8 giờ/ngày. Như vậy, quán sẽ luôn có nhân viên dự phòng để đối phó với tình trạng nhân viên nghỉ và những nhân viên còn lại có thể đảm bảo giữ nguyên giờ làm việc của mình. Cách tiếp cận này giúp giảm khả năng thiếu nhân viên trong một ca, đồng thời giúp nhân viên kiếm thêm thu nhập mà không cảm thấy quá tải về sức lao động.
Thực tế cho thấy, hầu hết các cửa hàng cà phê thường có sự đông đúc ở khung giờ (từ 11 giờ đến 14 giờ) và khung giờ tối (từ 6 giờ đến 9 giờ), trong khi khoảng thời gian giữa hai khung giờ này thì có ít khách hơn. Việc điều chỉnh số lượng nhân sự theo lịch trình của khách hàng giúp đảm bảo quán vẫn có đủ người phục vụ khi cần thiết, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí.
3. Để sắp xếp bố trí nhân sự dịp Tết không còn là bài toán khó giải!
Trong mùa lễ Tết, thách thức về bố trí nhân sự dịp Tết vẫn là mối quan tâm hàng đầu đối với các chủ quán. Việc chuẩn bị sẵn sàng về lực lượng lao động dự kiến và áp dụng hình thức trả lương, thưởng theo giờ thay vì lương cố định hàng ngày là một cách tối ưu hóa chi phí mà các quán cà phê nên xem xét.
Trên đây là bài viết tổng hợp về các cách bố trí nhân sự dịp Tết hợp lý, đúng cách giúp các chủ quán có thể hoạt động trong dịp Lễ diễn ra như ngày bình thường trong thời gian tới. Chúc các chủ cửa hàng đạt được nhiều doanh thu như kỳ vọng vào dịp lễ Tết Nguyên đán 2024 thành công rực rỡ.
>>> Xem thêm bài viết: Cách trang trí Tết quán cà phê đẹp lung linh đón năm mới 2024
