Khi bắt đầu một dự án kinh doanh quán cà phê, một trong những câu hỏi quan trọng mà mọi người đặt ra là: ‘Chi phí setup quán cà phê khoảng bao nhiêu tiền?‘ Câu trả lời không đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, quy mô, thiết kế nội thất, và nhiều yếu tố quyết định khác. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng và nắm rõ chi tiết về nguồn vốn ban đầu sẽ giúp bạn bắt đầu một quán cà phê thành công và hiệu quả. Hãy cùng Trung tâm đào tạo HM đi tìm hiểu về các khoản chi phí setup quán cà phê cơ bản nhé!
Những điều cần biết trước khi mở quán cafe
Xác định mô hình kinh doanh quán cafe
Trước tiên, chúng ta cần phải xác định được mô hình kinh doanh quán cafe mà bạn đang hướng đến để từ đó ước lượng chi phí mà mình sẽ bỏ ra. Có nhiều mô hình kinh doanh cafe đang thu hút sự quan tâm và đầu tư của các chủ kinh doanh như:
- Mô hình quán cafe sân vườn nhỏ
- Cafe công sở
- Quán nước giải khát
- Cafe take away
- Mô hình cafe cóc (cafe bình dân)
- Mô hình cafe sách
- Mô hình cafe văn phòng
- Mô hình cafe chủ đề
- Mô hình chuỗi cafe thương hiệu
- …
Tuỳ vào sở thích, nhu cầu và xu hướng của thị trường mà bạn có thể chọn mô hình kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển kinh doanh.
Quy mô kinh doanh
Quy mô kinh doanh càng lớn thì số vốn mở quán cafe cần đầu tư càng nhiều, tuỳ vào khả năng tài chính và định hướng phát triển kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn cho mình quy mô kinh doanh phù hợp. Nếu lựa chọn quy mô kinh doanh vượt quá khả năng tài chính và quản lý, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với rủi ro thua lỗ cao.
Đối tượng khách hàng
Lựa chọn đúng đối tượng khách hàng sẽ giúp quán cafe của bạn đi đúng quỹ đạo của nó. Sau khi xác định được nhóm khách hàng tiềm năng, bạn cần khảo sát nhu cầu, xu hướng của đối tượng khách hàng này nhằm xây dựng phong cách và thực đơn, thức uống phù hợp nhất.
Phong cách định hình quán cafe
Ngày nay, việc thưởng thức cafe không còn dừng lại ở thức uống ngon mà khách hàng còn muốn tận hưởng không gian của quán cafe. Phong cácn thiết kế và phục vụ phụ thuộc vào việc bạn chọn mô hình kinh doanh, đối tượng khách hàng tiềm năng như thế nào.
Chi phí setup quán cafe?
Trước khi bắt đầu kinh doanh bất cứ ngành nào, chúng ta cần phải nghiên cứu xem cần phải chuẩn bị vốn bao nhiêu cho đủ, để có những phương án chuẩn bị phù hợp.
Chi phí thuê mặt bằng
Sẽ chia ra 2 trường hợp là: có mặt bằng và chưa có mặt bằng. Trong trường hợp đầu tiên bạn đã có mặt bằng tốt tại nhà thì việc kinh doanh quán cà phê sẽ rất dễ dàng, tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư. Còn rơi vào trường hợp 2, bạn sẽ phải mất thời gian và kinh phí cho việc tìm thuê một mặt bawfnt ốt, có không gian thoáng đãng, riêng tư không quá ồn ào và có bãi trông giữ xe cho khách. Có thể ước tính, hạng mục này thường chiếm tới 30% chi phí đầu tư khi mở quán. Chi phí này lớn hay nhỏ sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như diện tích, quy mô, vị trí có gần mặt đường, mật độ dân cư,…
Thông thường, khi bắt đầu kinh doanh quán cafe các chủ quán sẽ lựa chọn hình thức thuê dài hạn thay vì mua đứt mặt bằng đó. Khi thuê bạn sẽ phải đóng một chi phí nhất định để chi trả cho thời hạn thuê mặt bằng từ 6 tới 12 tháng, vì hầu hết các chủ thuê đều yêu cầu đóng hoặc đặt cọc mức đó khi thuê.
Trung bình bạn sẽ phải chi một khoản từ 15 – 30 triệu đối với những vị trí đạt tiêu chuẩn khi kinh doanh. Ước tính chi phí tối ưu nhất khi thuê mặt bằng mở quán cafe trong thời gian 1 năm dao động khoảng 180 triệu đồng.
Chi phí xây dựng quán cà phê
Khi liệt kê các chi phí setup quán cà phê không thể không nhắc đến hạng mục xây dựng quán. Chi phí này này sẽ tùy thuộc vào quy mô kinh doanh mà chủ quán muốn hướng đến. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi,.. để giảm chi phí xây dựng, sửa chữa. Bạn sẽ tiết kiệm một khoảng chi phí nếu mở cửa hàng dựa trên quán cà phê có sẵn, tùy theo hiện trạng mà bạn chỉ việc tu sửa lại cho hoàn thiện.
Ngược lại, nếu địa điểm phải xây dựng mới thì chi phí sẽ tốn kém hơn rất nhiều. Bạn có thể thuê công ty chuyên thiết kế quán cà phê để đảm bảo thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu vậy sẽ tiêu hao ít nhất 20 – 30 triệu đồng, tùy theo diện tích
Chi phí đầu tư cho thiết kế, trang trí và trang thiết bị máy móc.
Một chi phí không hề nhỏ tiếp theo khi setup quán cà phê là số tiền đầu tư cho thiết kế, trang trí và trang thiết bị máy móc pha chế. Bạn cần cân nhắc với số vốn bỏ ra của mình làm sao để trang trí quán vừa độc đáo, bắt mắt lại tiết kiệm. Tùy vào mô hình quán cà phê bạn dự định thực hiện mà mức vốn đầu tư cho thiết kế, trang trí và mua sắm trang thiết bị máy móc pha chế. Với những quán cà phê được thiết kế theo kiểu bình dân thì chỉ cần thiết kế đơn giản. Đối với các quán cà phê có phong cách đặc biệt, mức chi phí dự tính sẽ cao hơn. Bạn có thể tham khảo các hạng mục trang trí, setup quán cà phê với mức chi phí như sau:
- Trang trí quán: 20 triệu đồng
- Lắp đặt hệ thống đèn, điện, nước: 10 triệu đồng
- Trang bị quầy thu ngân: 10 triệu đồng
- Tủ quầy pha chế: 10 triệu đồng
- Bàn ghế: 15 triệu đồng
- Máy tính tiền: 10 triệu đồng
- Biển hiệu: 10-20 triệu đồng
Ngoài ra, bạn cũng nên dự trù một khoản tiền khoảng 3 triệu đồng cho các đồ dùng thiết yếu khác.
Đối với các quán cà phê sang trọng thì mức giá cho việc thiết kế và máy móc sẽ cao hơn. Bạn cần nghiên cứu kỹ mô hình quán cà phê và trang trí để chọn các trang thiết bị máy móc phù hợp. Số vốn cần bỏ ra cho hạng mục này rơi vào khoảng 50 – 100 triệu đồng tùy thuộc vào quy mô quán.
Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh và mã số thuế
Trước khi có chi phí setup quán cà phê, bạn nên làm hồ sơ xin đăng ký giấy phép kinh doanh. Chỉ khi có được giấy phép, quán cà phê mới được phép hoạt động. Thường mức chi phí đăng ký kinh doanh và đóng thuế hàng tháng phụ thuộc vào quy mô và địa điểm quán cà phê của bạn. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu cụ thể để biết mức phí thuế là bao nhiêu. Loại thủ tục này khá là phức tạp, dễ phát sinh thêm những chi phí khác. Nếu có thể, bạn hãy nhờ người có kinh nghiệm tư vấn thêm để không phải mất quá nhiều chi phí cho hạng mục này.
Chi phí mua dụng cụ trang thiết bị làm cà phê
Thông thường sẽ bao gồm các nhóm vật dụng cơ bản như: bình đun nước, máy xay cà phê, ly tách, thìa, phin cà phê các cỡ, khay bưng nước,… tốn khoảng 15-20 triệu đồng
Nếu số vốn ban đầu của bạn không nhiều, bạn có thể tận dụng mua lại những thiết bị của các quán cũ sang nhượng lại. Tuy nhiên, để việc sử dụng được lâu dài, bạn nên trang bị thiết bị, dụng cụ có chất lượng. Khi đó, bạn sẽ không phải tốn thêm tiền để sữa chữa hay mua lại các món mới.
Chi phí mua nguyên vật liệu
Quán đã đi vào hoạt động thì cần mua nguyên liệu pha cà phê. Chi phí đầu tư cho nguyên liệu pha cà phê cần được chú trọng nhất. Dù quán của bạn có quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ thiết yếu để giữ chân khách hàng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Bạn sẽ phải chuẩn bị khoảng 15 triệu đồng cho các nguyên liệu chính là: cà phê xay, sữa tươi, đường,…..
Bên cạnh thức uống cà phê, bạn cũng cần nhập một số nguyên liệu để pha chế các loại đồ uống khác, ví dụ như: trà sữa, trà đào, nước trái cây,…. để khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn, tránh bị nhàm chán.
Nguyên liệu tốt mới có thể giữ được khách hàng. Bạn nên quan tâm đầu tư vào chất lượng đồ uống bởi đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quán. Nếu đồ uống ngon, không gian thoải mái, phục vụ nhiệt tình thì chắc chắn quán của bạn sẽ thu hút được sự đông đảo khách hàng, từ đó góp phần tăng doanh thu.
Chi phí thuê nhân viên
Bạn không thể một mình đảm nhận tất cả công việc trong quán cà phê của mình. Vì vậy, khi cân nhắc chi phí setup quán cà phê cần bao nhiêu vốn, chi phí chi trả cho nhân viên cũng là hạng mục cần được lưu ý. Đặc biệt, bạn nên dành riêng khoản dự phòng để tránh rủi ro phát sinh. Khoản phí duy trì này giúp bạn đảm bảo chi trả cho các hóa đơn trong tháng, vì thế không nên làm hao hụt phí để tránh gặp khó khăn. Về cơ bản, các vị trí nhân sự cần có để vận hành quán cà phê bao gồm:
- Nhân viên phục vụ: 4 – 6 triệu đồng/tháng
- Nhân viên pha chế: 5 – 8 triệu đồng/tháng
- Thu ngân: 5 – 6 triệu đồng/tháng
Bạn nên thuê nhân viên đã có kinh nghiệm, có kỹ năng để tránh làm mất thời gian đào tạo. Số tiền như vậy sẽ chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí mở quán. Tuy nhiên, tùy theo mức độ của quán mà một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vị trí khác nhau. Một điểm cần lưu ý, khi quán cà phê của bạn mới đi vào hoạt động có thể chưa có nguồn khách hàng ổn định. Vì vậy, bạn cần dự trù chi phí trả lương cho nhân viên trong 2-3 tháng đầu.
Chi phí làm marketing
Marketing là tất cả các hoạt động nhằm hướng đến mục tiêu tiếp thị sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Khi tính toán vấn đề chi phí setup quán cà phê cần bao nhiêu vốn, bạn nên chú ý đầu tư cho các hoạt động truyền thông marketing, đồng thời xây dựng và phát triển thương hiệu.
Ở thời đại 4.0 như hiện nay, nếu chỉ mở cửa hàng cà phê bán offline truyền thống, chờ khách đến một cách thụ động thì hiệu quả sẽ không cao và bạn không thể cạnh tranh được với những quán cà phê khác. Vì vậy, bạn cần biết cách kết hợp những lợi ích mà Internet mang lại để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Ngoài việc tạo điểm nhấn để thu hút khách hàng bằng cách trang trí quán thật bắt mắt, thiết kế logo quán cà phê cùng với thức uống ngon, chất lượng tốt, thái độ phục vụ chuyên nghiệp, đối với mô hình kinh doanh quán cà phê, bạn cũng có thể thực hiện một vài phương pháp marketing online sau đây để tiếp cận và quảng bá đồ uống đến khách hàng:
Tận dụng vác trang mạng xã hội Facebook, Zalo,..
Để giới thiệu menu và các chương trình khuyến mãi của quán đến khách hàng kết hợp với làm quảng cáo Facebook để thu hút nhiều khách hàng đặt mua online hoặc đến với quán của bạn.
Thiết kế Web
Cà phê để giới thiệu cửa hàng và bán trực tuyến, xây dựng cửa hàng trực tuyến trên các ứng dụng đồ uống thông minh như: Shopee Food, Grab,… cho phép khách đặt online và giao hàng tại nhà. Phí cho dịch vụ này khoảng 3 – 4 triệu đồng/trang quảng cáo. Tuy nhiên, chi phí này không cố định, phụ thuộc vào giai đoạn cũng như mục tiêu của quán.
Thường xuyên check – in quán
Khuyến khích khách hàng check in địa điểm của quán, sau đó đăng lên Facebook, Instagram,… và gắn thẻ bạn bè, nhằm giới thiệu thức uống của quán đến nhiều người.
Các chương trình khuyến mãi
Tổ chức các chương trình giảm giá, thẻ tích điểm đổi quà cho khách quen.
Phần mềm quản lý
Nếu có điều kiện, bạn nên sử dụng thêm những phần mềm quản lý quán và trang bị máy tính tiền, máy in hóa đơn để công việc kinh doanh vận hành hiệu quả hơn.
Muốn thương hiệu quán cà phê được nhiều người biết đến thì ngoài phương thức truyền thống, bạn cần biết cách kinh doanh online. Bạn nên tận dụng Internet nhằm quảng bá, giới thiệu đồ uống hoặc các chương trình khuyến mãi của quán để nhiều người biết đến từ đó góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận.
Khi mới kinh doanh, quán của bạn cần nâng cao các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu để nhiều người biết tới. Do đó, giai đoạn đầu sẽ tốn nhiều chi phí hơn cho hoạt động marketing để đưa hình ảnh quán của bạn đến với khách hàng, thông thường sẽ rơi vào khoảng tầm 15 – 20 triệu đồng. Số vốn bỏ ra có thể thay đổi, tuy nhiên nếu bạn biết cách kinh doanh hiệu quả thì sẽ nhanh chóng lấy lại được vốn và thu về lợi nhuận gấp nhiều lần.
Dự trù các khoản chi phí phát sinh
Chúng ta vẫn hay có thói quen tính toán chi phí và cho rằng chúng ta đã đủ chi phí setup một quán cà phê, nhưng khi bắt tay vào thực hiện bạn mới nhận thấy có rất nhiều khoản chi phí phát sinh không thể lường trước được. Nếu bạn không chuẩn bị sẵn số vốn dự phòng thì rất khó xoay sở những trường hợp cần thiết như: thuê thêm nhân viên, may thêm đồng phục, thiết bị hỏng,…. Các khoản phí phát sinh hàng tháng thường không dự tính được bởi sẽ thay đổi theo từng thời điểm cụ thể và phụ thuộc vào sự biến động của thị trường. Vì vậy, bạn cần phải chủ động dành một khoản tiền cho việc giải quyết những vấn đề có thể xảy ra. Chi phí để kinh doanh quán cà phê không nhỏ, vì thế dù bạn có chi phí setup quán cà phê thì cũng luôn cần chuẩn bị cho mình số vốn đầu tư tương đối lớn để đề phòng những phát sinh có thể xảy ra.
Vốn duy trì hoạt động của quán
Ngoài khoản đầu tư ban đầu bạn cũng sẽ cần phải có một khoản chi phí để đảm bảo duy trì quán cho đến khi sinh lời. Đây là khoản chi phí khá quan trọng vì trong những tháng đầu tiên quán có thể chưa có thu nhập ổn định. Đó là các khoản như tiền làm PR và Marketing cùng các chi phí như: điện nước, lương nhân viên, mua sắm vật dụng, nguyên liệu pha chế,…. Khoản chi phí này không hề nhỏ nếu ước tính không chuẩn thì nguồn vốn mở quán cà phê của bạn sẽ bị hao hụt và gặp khó khăn khi triển khai hoạt động.
Tóm lại, chi phí setup một quán cà phê ước tính giao động từ 80 – 150 triệu đồng tùy vào quy mô quán lớn hay nhỏ. Ngoài ra, bạn nên dự trù trước hai khoản tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên, ít nhất phải đủ chi trả trong vòng 3 – 6 tháng. Ví dụ, nếu có 250 triệu đầu tư, bạn chỉ nên bỏ ra tầm 150 triệu cho cơ sở vật chất và nguyên liệu cần thiết, 100 triệu còn lại dùng để duy trì quán trong những tháng đầu. Hãy nhớ không bao giờ được tiêu hết số vốn mình đang có trong tay. Sau khi đã xác định được các chi phí mở quán cà phê, bạn có thể lập một bảng chi tiết để biết ngân sách cần có là bao nhiêu, đó cũng là một đáp án khá chính xác cho câu hỏi Chi phí setup quán cà phê khoảng bao nhiêu tiền.
Lựa chọn Đơn vị setup quán cà phê uy tín nào tại Hà Nội?
Đa dạng nhiều hình thức dịch vụ setup quán cà phê
Bên cạnh việc bạn tự có thể thiết kế, setup quán cà phê theo sở thích cá nhân của mình thì việc lựa chọn một đơn vị để đưa ra các ý tưởng cũng là một giải pháp hay. Việc kết hợp với một đơn vị bên ngoài sẽ giúp bạn tiết kiệm được thơi gian, chi phí, công sức,….. để có được những mô hình setup quán cà phê trong mơ thu hút được nhiều khách hàng.
Trung tâm đào pha chế HM bên cạnh là nơi đào tạo đồ uống uy tín, chất lượng hàng đầu còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ Setup quán cà phê chỉ trong “nháy mắt”. Với kinh nghiệm gần chục năm hoạt động và phát triển trong ngành F&B, cùng đội ngũ kiến trúc sư có kinh nghiệm “chinh chiến” khắp các tỉnh thành trên cả nước, setup thành công hơn 200+ quán cà phê, trà sữa. HM tự tin giúp bạn tạo nên quán cà phê phong cách của chính bạn.
Trung tâm HM sẽ hỗ trợ
- Tư vấn thiết kế mô hình 3D – Định hình phong cách cho quán của bạn thêm độc đáo, lạ mắt, có phong cách riêng, đẹp hết mức đặc biệt không lẫn vào bất kỳ quán nào khác.
- Thi công nội thất và Hỗ trợ trong các hạng mục thiết kế để tối ưu chi phí nhất có thể, giúp tiết kiệm ngân sách và thời gian.
- Cung cấp nguồn nguyên liệu an toàn, chất lượng
- Hỗ trợ xây dựng menu hợp thời, theo xu hướng và đẹp mắt trong thiết kế
- Tư vấn, cung cấp trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cho khu vực quầy bar – bếp
Trung tâm đào tạo HM là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các dịch vụ trọn gói với chi phí setup quán cà phê tiết kiệm, nhanh chóng và hiệu quả mở ra kỷ nguyên mới trong lĩnh vực F&B. Liên hệ ngay tới hotline: 0966 686 222 hoặc Fanpage để được hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/24.
Trên đây là các chi phí cần thiết, khi xây dựng bảng dự toán chi phí setup mở quán cafe. Hy vọng thông qua bài viết trên, sẽ giúp bạn nắm được các thông tin hữu ích để áp dụng vào thực tế. Việc quản lý tài chính khi kinh doanh ngoài việc giúp bạn biết cách chi tiêu hợp lý, đồng thời còn giảm thất thoát, hạn chế được các sai lầm không đáng có.
