Trong ngành F&B, có một câu nói cay đắng mà nhiều chủ quán truyền tai nhau: “Khách đông chưa chắc đã lãi, nhưng nhân viên gian lận thì chắc chắn lỗ”.
Tình trạng nhân viên “quên” vào bill, thu tiền khách rồi bỏ túi riêng không phải là chuyện mới, nhưng nó là một “loại ung thư” âm thầm tàn phá dòng vốn của quán. Bạn đổ hàng trăm triệu vào decor, marketing để kéo khách đến, nhưng cuối ngày, lợi nhuận lại “chảy” vào túi nhân viên thay vì vào két sắt của bạn.
Tại Đào Tạo Pha Chế, chúng tôi không chỉ dạy bạn cách làm ra một ly nước ngon, mà còn dạy bạn cách bảo vệ “máu và nước mắt” của mình. Bài viết này sẽ bóc trần mọi chiêu trò gian lận và cung cấp bộ giải pháp triệt để nhất.
BÓC TRẦN “NGHỆ THUẬT” GIAN LẬN – NHÂN VIÊN ĐÃ QUA MẶT BẠN NHƯ THẾ NÀO?
Trước khi tìm giải pháp, bạn phải hiểu rõ đối thủ. Nhân viên không bao giờ gian lận một cách lộ liễu. Họ có cả một “kho tàng” mẹo nhỏ:
Chiêu thức “Quên” in hóa đơn
Đây là chiêu phổ biến nhất. Khách vào gọi món, nhân viên thu tiền mặt, trả lại tiền thừa một cách chuyên nghiệp nhưng… không hề chạm tay vào máy POS. Tiền đó sẽ được để riêng vào một góc và “bay” vào túi nhân viên khi kết ca.
Sử dụng “Bill ma” hoặc Bill cũ
Nhân viên in một hóa đơn từ bàn trước đã thanh toán, hoặc in một bản nháp (pro-forma invoice) rồi đưa cho khách xem. Khách thấy có tờ giấy in chữ, số tiền đúng nên tin tưởng trả tiền. Thực tế, hóa đơn đó chưa bao giờ được xác nhận trên hệ thống doanh thu.
“Phù phép” bằng nút Hủy món (Void)
Khi chủ quán không có mặt, nhân viên vẫn vào bill để pha chế. Sau khi khách đi và trả tiền, nhân viên dùng quyền quản lý (hoặc nhờ quản lý lỏng lẻo) để Void (hủy) món đó với lý do: “Khách trả món”, “Làm nhầm”. Tiền khách trả vẫn nằm trong túi nhân viên, còn kho thì báo mất một lượng nguyên liệu nhỏ.
Tận dụng các chương trình khuyến mãi
Nhân viên thu tiền đầy đủ của khách nhưng khi nhập máy lại áp dụng mã giảm giá 20% – 50%. Phần chênh lệch đó chính là “thu nhập thêm” của họ.
TẠI SAO NHÂN VIÊN LẠI “DÁM” LÀM VẬY?
Đừng chỉ đổ lỗi cho đạo đức. Với tư cách là chủ quán, bạn cần nhìn nhận lại hệ thống quản lý của mình. Gian lận xảy ra khi có sự giao thoa của 3 yếu tố (Tam giác gian lận):
-
Cơ hội: Hệ thống POS lỏng lẻo, camera có điểm mù, hoặc chủ quán quá tin tưởng nhân viên.
-
Áp lực: Lương thấp, nợ nần cá nhân, hoặc thấy đồng nghiệp làm được mà không bị bắt.
-
Sự hợp lý hóa: Nhân viên tự nhủ: “Quán lãi nhiều thế này, mình lấy vài chục nghìn cũng chẳng sao” hoặc “Mình làm mệt quá mà lương thấp, đây là khoản bù đắp”.
CHIẾN LƯỢC 7 BƯỚC CHẶN ĐỨNG THẤT THOÁT (GIẢI PHÁP ĐÀO SÂU)
Quy tắc sắt: “Không Hóa Đơn – Miễn Phí Đồ Uống”
Đây là vũ khí mạnh nhất vì nó biến Khách hàng thành Giám sát viên miễn phí.
-
Cách làm: Đặt một biển báo nhỏ, đẹp mắt tại quầy: “Để đảm bảo quyền lợi, quý khách vui lòng nhận hóa đơn. Nếu nhân viên không đưa hóa đơn, món quà này hoàn toàn miễn phí”.
-
Tại sao hiệu quả? Nhân viên sẽ không dám mạo hiểm vì khách hàng chắc chắn sẽ thắc mắc nếu không thấy bill in ra từ máy.
Kiểm soát “Vật tư tiêu hao” thay vì chỉ kiểm soát tiền
Tiền có thể giấu, nhưng Ly giấy và Ly nhựa thì không.
-
Giải pháp: Đánh số thứ tự hoặc kiểm kê số lượng ly đầu ca và cuối ca.
-
Công thức: Số ly mất đi = Số ly bán ra. Nếu bạn mất 100 cái ly nhưng máy chỉ báo 80 bill, 20 ly kia đã đi đâu? Đây là bằng chứng không thể chối cãi.
Phân quyền phần mềm POS cực kỳ khắt khe
Đừng bao giờ cho nhân viên quyền “Xóa món” hoặc “Giảm giá” tùy tiện.
-
Chỉ Quản lý (với mật khẩu riêng) mới có quyền Hủy hóa đơn.
-
Mọi thao tác Hủy/Sửa phải kèm theo lý do cụ thể và được lưu lại trong Audit Log (Nhật ký hệ thống). Cuối ngày, bạn chỉ cần kiểm tra xem có bao nhiêu món bị hủy.
Lắp đặt Camera “Đè Vạch” (Top-down Camera)
Đừng lắp camera chỉ để nhìn toàn cảnh. Bạn cần một chiếc camera soi thẳng vào bàn tay của thu ngân và màn hình máy POS.
-
Check-point: Chọn ngẫu nhiên 10 phút trong khung giờ cao điểm, đối soát video với dữ liệu in bill trên phần mềm. Sự sai lệch dù chỉ 1 ly cũng đủ để bạn phải cảnh báo nhân viên.
Quy trình phối hợp: Thu ngân – Pha chế – Phục vụ
Tạo ra một vòng khép kín khiến nhân viên không thể tự mình gian lận:
-
Barista chỉ được pha chế khi nhận được Tem (Sticker) hoặc Bill in bếp.
-
Nếu không có bill, Barista từ chối làm đồ. Điều này buộc thu ngân phải nhập máy để in lệnh cho Barista.
-
Phục vụ chỉ bưng đồ khi thấy trên ly có dán tem in từ máy.
Sử dụng “Khách hàng bí mật” (Mystery Shopper)
Định kỳ hàng tháng, hãy thuê một người lạ (hoặc nhờ bạn của bạn) đến quán đóng vai khách hàng khó tính.
-
Họ sẽ kiểm tra: Nhân viên có chào không? Có đưa bill không? Có gợi ý dùng thêm món không?
-
Báo cáo từ khách hàng bí mật là cái nhìn khách quan nhất về lỗ hổng vận hành mà bạn không bao giờ thấy khi có mặt tại quán.
Đánh vào kinh tế: Thưởng trung thực, Phạt trách nhiệm
Thay vì chỉ rình rập để phạt, hãy tạo động lực để họ tự giác.
-
Thưởng doanh số: Khi đạt KPI, toàn bộ nhân viên được thưởng. Khi đó, nếu một người gian lận (làm giảm doanh số chung), những người còn lại sẽ tự giám sát lẫn nhau để bảo vệ quyền lợi.
-
Lương đủ sống: Đừng ép lương nhân viên quá mức. Một mức lương cạnh tranh đi kèm với nội quy nghiêm ngặt là sự kết hợp hoàn hảo.
VAI TRÒ CỦA VIỆC ĐÀO TẠO NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP
Tại daotaophache.com, chúng tôi luôn truyền đạt một triết lý: Pha chế không chỉ là nghệ thuật, đó là sự kỷ luật.
Một nhân viên được đào tạo bài bản sẽ hiểu rằng:
-
Gian lận là con đường ngắn nhất để hủy hoại sự nghiệp ngành F&B.
-
Mọi hành vi sai phạm đều để lại dấu vết kỹ thuật.
-
Sự phát triển của quán gắn liền với sự thăng tiến của cá nhân.
Chúng tôi cung cấp các khóa học không chỉ dạy công thức nước uống mà còn đào tạo về Tư duy vận hành và Đạo đức nghề nghiệp. Khi nhân viên hiểu rõ quy trình kho, hiểu về định lượng (cost), họ sẽ thấy việc gian lận khó khăn và rủi ro đến thế nào.
BẢNG KIỂM TRA (CHECKLIST) DÀNH CHO CHỦ QUÁN HÀNG NGÀY
| Thời điểm | Công việc cần làm | Mục đích |
| Đầu ca | Kiểm kê số lượng ly, túi trà, nguyên liệu đắt tiền | Thiết lập mốc đối chiếu |
| Trong ca | Quan sát camera ngẫu nhiên (15 phút) | Kiểm tra tác phong in bill |
| Cuối ca | Đối soát báo cáo Hủy món (Void) | Tìm kẽ hở gian lận trên phần mềm |
| Cuối tuần | Kiểm kê kho tổng (Stock take) | So sánh hao hụt thực tế vs Hao hụt lý thuyết |
KẾT LUẬN: ĐỪNG ĐỂ “KIẾN ĂN THỦNG KÉT”
Việc nhân viên không vào bill là một vấn đề nhức nhối, nhưng hoàn toàn có thể giải quyết nếu bạn có một Hệ thống đủ chặt và một Trái tim đủ tầm. Hãy nhớ, quản lý không phải là kìm kẹp, mà là tạo ra một môi trường minh bạch để những người trung thực được tỏa sáng và những kẻ gian lận không có đất diễn.
Nếu bạn đang loay hoay với việc vận hành quán hoặc cảm thấy doanh thu đang “bốc hơi” một cách vô lý, hãy để Đào Tạo Pha Chế đồng hành cùng bạn.
Bạn muốn nhận thêm bộ tài liệu “Quy trình kiểm soát thất thoát 0 đồng” dành riêng cho chủ quán cafe?
-
Để lại bình luận dưới bài viết này.
-
Hoặc tham gia ngay Khóa học Quản lý quán chuyên sâu tại daotaophache.com.
Hy vọng bài viết này giúp bạn bảo vệ được thành quả kinh doanh của mình. Chúc quán của bạn luôn đông khách và vận hành trơn tru!
