Blog

Điểm lưu ý khi nhập hàng: Đừng để “cháy” nguyên liệu ngày mở bán – Cẩm nang quản trị chuỗi cung ứng cho chủ quán Cafe

Trong kinh doanh F&B, nguyên liệu chiếm từ 25% đến 35% doanh thu nhưng lại chiếm đến 80% sự lo lắng của chủ quán trong tuần đầu khai trương. “Cháy hàng” món signature (món đinh) là một nỗi đau, nhưng nhìn hàng chục thùng sữa hết hạn hay trái cây thối rữa vì nhập quá nhiều lại là một “nỗi đau tài chính” âm thầm.

Tại daotaophache.com, chúng tôi luôn dặn Các bạn học viên: Một Barista giỏi không bao giờ để quầy bar rơi vào tình trạng “hết hàng đột xuất”. Bài viết này, HM hãy cùng tôi xây dựng một hệ thống nhập hàng thông minh, bền vững và tối ưu hóa lợi nhuận.

DỰ BÁO NHU CẦU (DEMAND FORECASTING) – NGHỆ THUẬT “ĐOÁN” CON SỐ

Trước khi nhấc máy gọi nhà cung cấp, bạn phải biết mình cần bao nhiêu. Đừng nhập hàng theo “cảm giác”.

1. Công thức dự báo cho ngày khai trương

Ngày khai trương không giống ngày thường. Bạn cần tính toán dựa trên:

  • Sức chứa của quán (Capacity): Ví dụ quán có 50 chỗ ngồi.

  • Tỷ lệ xoay vòng bàn (Turnover rate): Ngày khai trương, tỷ lệ này thường cao hơn, khoảng 1.5 – 2 tiếng/lượt.

  • Hệ số “Hype” (Hệ số thu hút): Do tác động của Marketing và khuyến mãi, lượng khách mang về (Take-away) có thể gấp 2-3 lần khách ngồi tại chỗ.

2. Phân loại nguyên liệu theo nhóm rủi ro

  • Nhóm A (Nguyên liệu tươi – Hạn dùng ngắn): Sữa tươi, trái cây, thạch tự nấu. Nhóm này chỉ nên nhập đủ dùng trong 1-2 ngày.

  • Nhóm B (Nguyên liệu khô/đóng hộp – Hạn dùng dài): Syrup, sốt, trà lá, cafe hạt, đường. Có thể nhập cho 1-2 tuần để hưởng chiết khấu.

  • Nhóm C (Vật tư tiêu hao): Ly nhựa, ống hút, túi xách, giấy ăn. Nhập cho 1 tháng để giảm chi phí vận chuyển.

Xem thêm: Việc dự báo sai sẽ trực tiếp dẫn đến kịch bản: Khai trương quán cafe: Tại sao khách đông vẫn lỗ?.

CHIẾN LƯỢC CHỌN VÀ ĐÀM PHÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIERS)

Nhà cung cấp không chỉ là người bán hàng, họ là đối tác chiến lược.

1. Đừng bỏ trứng vào một giỏ

Một sai lầm của chủ quán mới là chỉ có duy nhất một nhà cung cấp đá viên hoặc sữa. Chuyện gì xảy ra nếu xe giao hàng của họ bị hỏng đúng sáng khai trương?

  • Lời khuyên cho HM: Luôn có danh sách “Vendor B” (Nhà cung cấp dự phòng). Thậm chí, hãy lưu số điện thoại của quản lý siêu thị gần nhất để xử lý tình huống khẩn cấp.

2. Nghệ thuật đàm phán chiết khấu và công nợ

  • Đàm phán theo sản lượng: “Tôi dự kiến khai trương sẽ tiêu thụ 500 lít sữa/tháng, anh có thể cho tôi mức giá đại lý không?”.

  • Công nợ (Credit): Trong giai đoạn đầu, các nhà cung cấp thường yêu cầu thanh toán tiền mặt (COD). Tuy nhiên, sau 1 tháng ổn định, HM hãy đàm phán gối đầu công nợ 7-15 ngày để tối ưu dòng tiền (Cash flow).

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG TẠI CỬA (QC AT THE DOOR)

Đừng tin hoàn toàn vào những gì nhà cung cấp nói, hãy tin vào những gì bạn và Các bạn học viên tận mắt thấy.

1. Checklist kiểm tra khi nhận hàng

Yêu cầu nhân viên kho hoặc Barista trưởng thực hiện các bước:

  1. Kiểm tra Date (Hạn sử dụng): Tuyệt đối không nhận hàng có hạn dùng còn dưới 1/3 (trừ hàng tươi sống).

  2. Kiểm tra bao bì: Thùng sữa có bị móp không? Túi cafe có bị xì van một chiều không? Lon sốt có bị rỉ sét không?

  3. Kiểm tra cảm quan (Trái cây/Sữa): Sữa tươi phải còn lạnh khi giao đến. Trái cây không được dập nát hay có dấu hiệu nấm mốc.

2. Đối soát hóa đơn (Invoice Matching)

Rất nhiều trường hợp nhà cung cấp giao thiếu hàng nhưng vẫn tính đủ tiền, hoặc tăng giá đột ngột mà không báo trước.

  • Hành động: Phải có người ký nhận và lưu lại liên xanh của hóa đơn để đối chiếu với phần mềm POS cuối ngày.

TỔ CHỨC KHO VÀ NGUYÊN TẮC FIFO (FIRST IN – FIRST OUT)

Kho bãi lộn xộn là “kẻ thù” của lợi nhuận.

1. Sắp xếp kho theo tần suất sử dụng

  • Các mặt hàng nặng và dùng nhiều (Sữa, đá) đặt ở vị trí dễ lấy nhất, chiều cao ngang tầm tay.

  • Các mặt hàng dùng ít hơn đặt ở kệ trên cao hoặc phía sau.

2. Tuyệt đối tuân thủ FIFO (Nhập trước – Xuất trước)

Các bạn học viên thường có thói quen tiện tay lấy hộp sữa mới giao ở ngoài cùng.

  • HM cần chấn chỉnh: Hàng cũ phải được đưa ra phía trước, hàng mới xếp vào phía sau. Hãy dùng bút lông ghi ngày nhập lên vỏ thùng để dễ nhận diện.

Xem thêm: Một quầy bar được thiết kế tốt sẽ giúp việc sắp xếp kho dễ dàng hơn, xem tại: Lỗi thiết kế quầy bar khiến tốc độ ra món chậm 50%.

QUẢN TRỊ “CHÁY HÀNG” (OUT-OF-STOCK MANAGEMENT)

Nếu lỡ “cháy hàng” trong ngày khai trương, đừng hoảng loạn.

1. Kịch bản ứng phó cho Barista

Dạy Các bạn học viên cách “lái” khách sang món khác:

  • “Dạ anh ơi, hôm nay món Trà Đào của bên em được ủng hộ quá nhiều nên hiện tại đã hết cốt trà tươi. Anh có muốn thử sang Trà Vải với công thức mới cũng rất thanh mát không ạ?”

  • Lưu ý: Tuyệt đối không nói “Hết hàng” một cách cụ thể, hãy dùng cụm từ “Đang tạm dừng phục vụ để đảm bảo chất lượng”.

2. Hệ thống cảnh báo tồn kho tối thiểu (Safety Stock)

Trên phần mềm quản lý, hãy cài đặt định mức báo động. Ví dụ: Khi sữa còn dưới 10 hộp, hệ thống phải báo đỏ để HM kịp thời đặt hàng.

CHI PHÍ ẨN VÀ THẤT THOÁT TRONG NHẬP HÀNG

Đây là nơi 5.000 từ phát huy tác dụng bằng cách bóc tách những con số mà chủ quán thường bỏ qua.

1. Chi phí hao hụt (Wastage)

Trái cây mua về 10kg không có nghĩa là bạn dùng được cả 10kg. Tỷ lệ bỏ đi (vỏ, hạt, phần dập) có thể lên đến 20-30%.

  • HM hãy tính toán: Giá vốn thực tế = Giá mua / Tỷ lệ phần sử dụng được.

2. Thất thoát do “nhân tai”

Nếu không kiểm soát chặt, nhân viên có thể mang nguyên liệu về nhà hoặc pha chế đồ uống cho bạn bè mà không bấm bill.

CASE STUDY THỰC TẾ TẠI DAOTAOPHACHE.COM

1. Chuyện về thùng đá bị “bỏ quên”

Một quán cafe tại Đà Nẵng khai trương rất đông khách. Tuy nhiên, họ chỉ tính toán đá dùng cho đồ uống mà quên mất… đá dùng để ướp lạnh trái cây và làm nguội cốt trà nhanh.

  • Hậu quả: 11 giờ trưa, quán hết sạch đá. Nhân viên phải chạy đi mua lẻ từng túi đá ngoài tiệm tạp hóa với giá đắt gấp 3 lần và không đảm bảo vệ sinh.

  • Bài học: Luôn tính dư 20% lượng đá cho các mục đích hậu cần.

2. Khi nhà cung cấp sữa “biến mất”

Ngày khai trương đúng vào dịp lễ, nhà cung cấp sữa lớn bị quá tải và không giao hàng. Chủ quán đã linh hoạt liên hệ với một đại lý tạp hóa lớn trong chợ và chấp nhận trả thêm phí vận chuyển để có hàng trong 30 phút.

  • Bài học: Mối quan hệ tốt với các tiểu thương địa phương là “bảo hiểm” tốt nhất cho HM.

TÂM LÝ CHỦ QUÁN – ĐỪNG ĐỂ ÁP LỰC HÀNG HÓA LÀM QUÊN MẤT KHÁCH HÀNG

Khi quầy bar báo hết hàng, HM rất dễ rơi vào trạng thái cáu gắt với nhà cung cấp hoặc nhân viên.

  • Lời khuyên: Giữ một cuốn sổ tay (hoặc App ghi chú) ghi lại tất cả các sự cố về hàng hóa trong ngày đầu. Đừng xử lý ngay lúc đông khách, hãy để dành đến buổi họp cuối ngày.

Xem thêm: Giữ bình tĩnh là kỹ năng sống còn, xem tại: Tâm lý chủ quán: Làm sao để giữ bình tĩnh khi mọi thứ không như ý?.

NHẬP HÀNG ĐÚNG LÀ THẮNG ĐƯỢC MỘT NỬA

Kinh doanh cafe không chỉ là bán nước, đó là quản trị dòng nguyên liệu. Một hệ thống nhập hàng khoa học sẽ giúp Các bạn học viên yên tâm sáng tạo và giúp HM thảnh thơi tối ưu lợi nhuận.

Hãy nhớ: Nguyên liệu tốt nhất là nguyên liệu tươi nhất, và kế hoạch tốt nhất là kế hoạch có phương án dự phòng.

Để lại một bình luận